2011年10月01日
アカウントの登録でドキュメントの作成・共有ができます!
ドキュメント共有サービス
ドキュメント共有サービスとは
私たちは仕事の中で、日々多くの文書(※1)を作成し、関係者間で文書をやり取りしています。例えば、チームメンバーで提案書やマニュアルを共同執筆したり、文書を添削したり、またお客様や協力会社、チームメンバーなどの関係者にレポートをお送りしたりすることがあります。このように文書を送る場合、メールに添付したり、フラッシュメモリーに保存して手渡したりしていますが、これらの方法は関係者が多いほど送り忘れることや、文書の修正ミスや修正漏れをすることがあります。
今回のテーマの「ドキュメント共有サービス」とは、インターネットに接続したブラウザから、文書の作成や編集、閲覧が行えるサービスであり、クラウドのSaaSにあたります。このサービスを利用すると、インターネット上で文書が一括管理されるため、文書ファイルを関係者にやり取りする作業がなくなります。これにより、送り忘れや修正漏れの発生を軽減させることが可能です。また、このサービスでは異なる場所にいるチームメンバーで共同して、1つの文書を作成するための機能が提供されているため、チームメンバー内での文書の作成、編集も容易に行うことができます(図1)。
図1.従来の文書の作成、編集、閲覧方法と、ドキュメント共有サービスによる方法
※1文書とは、オフィス製品を使用して作成された文書ファイルやプレゼンテーションファイル、または画像ファイルなどのことを指します。
ドキュメント共有サービスのメリット
これまで一般的に利用してきた、PCにオフィス製品を導入し文書を作成する方法と比較して、ドキュメント共有サービスを利用した場合には、以下のメリットが挙げられます。
- 柔軟なアクセス権限の付与に
- サービス提供企業による堅牢なセキュリティ
- 共同で文書の作成、編集が容易
ドキュメント共有サービスでは、文書の編集、閲覧権限をサービスのアカウント毎に行うことができます。例えば、チームメンバーのアカウントには編集権限を付与し、文書を提出するお客様や協力会社には閲覧権限のみを付与することができます。さらに、アカウントの登録をしていない方でも閲覧できるといった設定を行うこともできます。サービス提供企業によるセキュリティが確保されているため、インターネット上に保存した文書は第三者に不正に閲覧される危険性は心配ないでしょう。
また、複数の人と共同で文書を作成する際、その作業をサポートする機能も備わっています。その1つとして、異なる場所にいる執筆者がコミュニケーションを図りながら共同で文書の作成を行えるように、サービスの画面上にはチャットなどのコミュニケーションツールが付与されています。この機能によって、社外で文書を作成しながら、チャットで社内にいるチームメンバーに添削してもらい、文書への指摘やアドバイスをもらうこともできます。
さらに作成する文書上には、誰が、どのような内容を追加しているかという情報がリアルタイムに執筆者間で共有される機能もあり、複数人での文章作成がよりスムーズに行えるでしょう(図2)。
図2.チャット機能を利用した共同編集
デバイスを問わず利用できるサービス
ドキュメント共有サービスの利用には、PCだけではなく、スマートフォンやタブレット端末などのモバイル機器を使えるサービスもあります。例えば、電車での移動中にモバイル機器から文書を閲覧しておくことで、お客様にプレゼンテーションを行う前にチェックしておくといった利用が考えられます。
また、ドキュメント共有サービスと同様に、業務を行う上で必須のツールである「メール」や「スケジュール管理」も、サービスとして提供されつつあります。これまでPC環境での利用に依存していた業務も、インターネットに繋がったデバイスさえあればできる時代へと変化を遂げつつあるようです。
2011年10月
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