事業拡大に伴い負荷の増大した人事・給与業務をFORSYSで大幅に効率化！

乳幼児向け衣料品や雑貨の専門店を全国に展開する「西松屋チェーン」。
2006年まで11期連続の増収・増益を達成、47都道府県に500店以上を出店するなど、目覚ましい成長を続けています。
その人事・総務部門で2004年春より業務効率化に大きく寄与しているのが〈人事・給与ビジネスプロセスアウトソーシング〉「FORSYS」です。

同社取締役・人事総務部長の仲本豊氏に、FORSYS導入の背景や経緯、現在の活用のされ方、そして今後の展望についてお伺いしました。

お客様ニーズ

事業規模の急速な拡大を背景に人事給与システムの抜本的改革に着手 人事総務部で新システムの導入が検討されはじめたのは2001年。その背景には、急速な企業規模の拡大がありました。当時すでに同社の店舗数は200店を越え、さらに年間約70店というハイペースでの出店が進むなか、人事総務部の業務も急激に忙しさを増していました。特に大きな負荷が発生していたのは給与計算業務でした。「計算そのものは市販のパッケージソフトで行っていたのですが、問題は計算の前提となる人事データの管理でした」と、仲本氏は当時を振り返ります。   当時の人事総務部では、従業員各店からの報告に基づいて社員の異動や新規採用に伴う人事データをパソコンで管理していましたが、出店ペースが激しいため毎月発生するスタッフの異動や配置転換や新規雇用もおびただしい数にのぼります。 「新採用の正社員やパート社員数だけでも年間500人というペース、さらに新規出店のたびに既存社員の異動も頻繁に起こります。それら一人ひとりについて新勤務地・役職、通勤手段や保険の種類、扶養家族数など多岐にわたる項目をパソコンに入力し、さらに入力結果を基本台帳と照合する、といった作業を部員総出で行っていました」。 作業量が月を追うごとに膨大になり、データの入力・チェック業務だけでも何日もかかっている状況を見て、「現体制では限界」と判断した仲本氏は、人事給与システムの抜本的な改革に着手したのでした。

株式会社西松屋チェーン 取締役　人事総務部長 仲本 豊様

ソリューション

綿密なヒアリングとシミュレーションの結果、信頼性の高いFORSYSを選択

抜本的な効率化に向け、さまざまな方法を検討するなかで、浮かび上がってきた一つの選択肢が「アウトソーシング」でした。「たとえ新システムを導入したとしても、同様のやり方ではいずれはまた限界に直面する。ならばいっそシステムごと外部に委託してみるのも一つの手かも知れない、と考えたのです」（仲本氏）。
当時は身近に人事業務をアウトソーシング事例などもなく、不安もあったと仲本氏は言います。「現行のデータ管理方法をそのまま移行できるのか。あるいは運用中の他システムと連動できるのか」。そうしたシステム自体に対する不安に加え、アウトソーシングという形態そのものへの不安もありました。「通常の開発のように一回性ではなく運用費が継続的に発生するので費用対効果が見えにくい。また機密情報を外部と共有することになるが、情報セキュリティは大丈夫なのか」。

最終的にFORSYS導入を決断するまでの約2年間、仲本氏は何十回にもわたる各社担当者との打ち合わせを行い、さまざまなシミュレーションを重ね、不安点を逐一確認していきました。「FORSYSについて言えば、まずパッケージではなくカスタムに開発を行うので、現行の管理方法への適合や既存システムと の連動に関しては全く問題ない。また導入後の費用対効果についても当社のNet Present Valueシミュレーションの結果、プラスになることが判明。セキュリティに関しても万全の体制とチェックシステムで漏えい事故を防げることが分かりました」。

導入効果

直接の業務効率化効果だけでなくトータルシステム化のメリットが大きい FORSYSを選んだ「いちばんの決め手は、担当者の誠実さ」と仲本氏は語ります。「もちろん提案内容も明確で分かりやすく、企業としての実績も十分信頼の置けるものでしたが、何度も説明を受けるなかで、担当者の熱意に打たれました。この企業となら将来にわたってパートナーシップ組んでも大丈夫、5年10年にわたってともに改善・改革に取り組んでもらえる、という信頼を持つことができました」。 そして約1年間の開発・試験導入期間を経た2004年2月、FORSYSの運用が開始されます。「パフォーマンスは予想通りでした」と、人事総務部スタッフ・龍見優氏。 「それまで使っていた給与計算ソフトは一台のコンピュータにしかインストールできなかったので、一担当者が全社員のデータを独りで入力しないとならなかったのですが、FORSYSでは入力やチェック作業を全員で分担でき、情報管理がすごく楽になりました。さらに人事情報と給与計算システムが連動したことで、給与計算業務そのものも大幅に効率化しました」。 導入後2年を経た2006年6月現在、同社の従業員は2001年当時の約2倍、4000人に増加していますが、勤怠チェックから給与計算完了までの日数や人事総務部のスタッフ数は5年前のまま。「つまり実質的な処理能力は倍以上であると言えます。さらに社内規定や法改正などの制度変化にもタイムリーに対応してもらっており、明確な数値に表れない面でも、非常に大きな効果が果たせたと見ています」。

株式会社西松屋チェーン 人事総務部 龍見 優様

将来の展望

就業管理システムとも連携させより効率的なシステム構築を進める

直接的な業務効率化の効果もさることながら「FORSYS導入で大きいのは、人事情報管理、就業管理、福利厚生、給与計算、必要帳票の出力・配信といった一連の人事総務部の業務が、一つの“全体”として扱えるようになったことです」と仲本氏。「それぞれをばらばらに捉えていたときと違って、一部門の改善が大きく全体の流れを改善できるようになりました。だからとり組むべき課題も明確にできます」。
今年（2006年）人事総務部では「就業管理システム」の改善に着手する予定です。「現在は勤怠管理表とタイムレコーダーの記録データを、一つ一つ照合した上で給与計算システムへ入力しており、この部分がスタッフの大きな負荷になっています。就業管理についても人事管理・給与計算と連動したシステムを構築して、勤怠チェックから給与計算までを一貫化、作業日数を現在の5日から3日に短縮することが、次の目標です」。
環境や業務の変化に応じ、常に新しい目標をもって継続した改善・改革が行えることがFORSYSの最大の特長。「まさにパートナーシップのメリットだと思います。もちろん課題に常に全力で対応してくれる、技術面でも信頼性の面でも優れた企業がパートナーだからですが。これからもさらにパートナーシップを太くして、新たな課題に一緒に取り組んでもらいたいと考えています」と語る仲本氏。業務改善に“終点はありません。