紙帳票配送の電子化による処理効率のアップとコストダウンを実現

技術革新、要求レベル上昇を見すえた「連携強化」

ノーリツエレクトロニクステクノロジー株式会社（以下NET）は株式会社ノーリツより分社化し、2003年1月に 設立された電気機械器具及びその部品の製造・販売を行う企業です。NETは親会社の基軸事業である ガス・石油給湯機器のエレクトロニクス分野で培ってきた、多くの経験とノウハウがあり、NETが生み出す 商品は、市場において付加価値の向上に大きく貢献しており､お客様からの信頼をいただいています。 高品質な製品を生み出すためにはNET自社内の努力はもちろんのことですが取引先の協力も欠かせません。 このような中、仕入や在庫などの情報連携を強めることでこの協力体制をさらに強化することとなりました。

お客様ニーズ

伝達の仕組みをカイゼン
そこで着目したのがこれまで郵送によって伝達していた紙の情報で､これまでは、担当者が仕入明細表や 在庫管理表を印刷、仕分、封入封緘、郵便による発送を行っており､月次・週次をあわせると500件/月の 処理を行っていました。この処理では、郵便による配送のため時間がかかり､且つ仕分が手作業なために 常にミスの可能性がありました。そこでこれらの問題を解決する有効な施策を模索することになりました。

ソリューション

e-SYOHSI､@TOVASとの出会い
早速、必要な要求仕様等をまとめ基幹システムの構築や運用で協力しているコベルコシステム株式会社に 相談したところ、コクヨS＆T株式会社（以下コクヨS＆T）と共にASPサービスの提案が行われました。送信 ファイルの作成を社内のシステムで行い、発信制御をコベルコシステムの「e-SYOHSI※」、取引先への配信を コクヨS＆Tが提供するASPサービス「@Tovas※」を利用する内容で、コスト、スピード、セキュリティとまさに 三拍子が揃っていたのでした。提案内容を詳細に検討した結果、「費用対効果に大変優れている」、 「タイムリーな情報連携が可能」などが決め手となり導入を決断することになりました。
 

	e-SYOHSI		@Tovas
	帳票/印刷データ・出力データなどのシステムアウトプットに関する管理・運用の効率化を目的とした機能をご提供するソフトウェアプロダクトです。		皆様のオフィスワークを快活にする「ビジネス電子文書の流通交換＋情報トレーサビリティサービス」で、「ASP・SaaS・ICTアウトソーシングアワード2009総合グランプリ」を受賞しました。

※本サイトに掲載した会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

DDS（電子帳票およびCSVデータ配送）システム構成図

導入時の考慮点

劇的な業務効率化に成功
当初は2008年12月に発注を行い、2009年2月の月次処理からサービス開始する計画でしたが、発注早々に1ヶ月延期することになりました。「この延期は取引先への周知期間がさらに必要と考えたもので、この判断は正解でした。」（青戸氏）
上位の基幹システム改修も順調にすすみ、2月上旬にいよいよ連携テストを行うこととなりました。連携テストは以下の3つの段階を順次実行しその結果を確認するものでした。
 

• 基幹システムからの帳票データ作成
• e-SYOHSIによる@Tovas実行コマンドの生成
• @Tovasによる送信

テスト当初はパラメータの修正など調整が必要な箇所が数箇所ありましたが、その後はテストも順調にすすみました。動作確認は終了時または異常発生時にメール通知にて確認できるように工夫し、処理中の時間を他の業務に割くことができるなど業務時間短縮に大きく貢献しました。その結果、データの作成から発送までの業務時間を計測すると月次処理の場合、これまで8時間を要していたのがおよそ15分（これまでの約3%）に短縮できたのでした。テストで一番大変だったのは各取引先担当者の受信確認を行うことでしたが、1社、1社に確認作業を行い、予定通りに終了しました。「当初は取引先の担当者の方への操作説明等に時間がかかりましたが、コベルコシステムにて操作マニュアルを用意していただいていたことやメンテナンスを考慮した作りになっていたことで確認作業は順調にすすみました。」（同室購買グループ上木屋氏）

こうして2009年3月18日にサービス開始し、取引先への情報連携を一層深めたのでした。

導入のポイントと導入効果

	ノーリツエレクトロニクステクノロジー株式会社 資材購買室　購買グループリーダー　青戸 猛 氏 今回のシステムは元々紙で行っていた業務を電子化するためトラブルが発生する確率も低いと考えました。その期待通りの安定した運用と導入効果に大変満足しています。

 

将来の展望

今後のシステム拡張にも期待
今回のシステムをDDSシステム（上記参照）と命名した青戸氏、今後のシステム拡張にも次のように期待を込められています。「サプライヤーへの情報連携において紙による伝達が残っている部分がまだあります。まずはこちらの処理についてDDSシステムによる配信に切り替えを行いたいと考えています。さらに将来的には、普段の業務の中で取引先との間で発生している、スケジュールやコスト、品質等の指示や変更情報についても効率的な配信を行えないか検討したいと考えています。」（青戸氏）当初の目的のひとつである「情報連携」にさらに磨きがかかりそうです。最後に今回のシステム構築で一番大変だったことを伺いました。
 

1.	システム名称
2.	ロゴの決定
3.	取引先担当者のID、パスワード

1.2.はシステムの顔であり重要でした。3.については今後の改廃作業を考慮した仕組みをNET社内で構築できました。こうして情報連携の基本となるDDSシステムが運用を開始しまた。今後の更なる発展を期待いたします。

今回の連携システムをDDSシステム(Data is Delivered to the Supplier system) と命名。
ロゴ（上記）もNETにて作成した。